Was genau ist bzw. macht die Ombudsstelle?
Zentrale Aufgabe der Ombudsstelle ist die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen in Bezug auf Verstöße in den vom Hinweisgeber*innenschutzgesetz umfassten Bereichen. Die Ombudsstelle ist selbstständig und unabhängig tätig und unterliegt keiner Auskunftspflicht gegenüber unserem Unternehmen oder Dritten.
Ist die Ombudsstelle unabhängig?
Ja, die Ombudsstelle ist eine unabhängige Stelle und wird im Rahmen ihrer Tätigkeit keinerlei Weisungen unseres Unternehmens erhalten oder annehmen.
Wer steht hinter der Ombudsstelle und wie ist sie erreichbar?
Das Team, das unter nachstehenden Kontaktdaten erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeiter*innen der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.
- Telefonisch Mo.-Fr. (werktags) von 08:00 – 20:00 Uhr, Rufnummer: 07242 306677 820
- Rufnummer mit Unterdrückung Ihrer eigenen Mobiltelefonnummer: #31# 07242 306677 820
- Über das Online Meldeformular www.meinhinweis.at/ombudsstelle/hinweisgeben
- Ihre E-Mail richten Sie an hinweis@meinhinweis.at
Was ist das Besondere an der Ombudsstelle?
Die Mitarbeiter*innen der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, somit sind Vertraulichkeit und Inhalte der Kommunikation zwischen Hinweisgeber*in und Ombudsstelle gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unternehmen übermitteln zu lassen.
Warum sollte ich mich an die Ombudsstelle wenden?
Analog zu bereits im Unternehmen bestehenden Meldesystemen/-möglichkeiten sollten auch wahrgenommene Verstöße gegen die vom Hinweisgeber*innenschutzgesetz umfassten gesetzlichen Bestimmungen zunächst an eine geeignete Stelle im Unternehmen gemeldet werden. Mitarbeiter*innen können sich an die jeweils verantwortliche Führungskraft, nächsthöhere Vorgesetzte sowie an die Unternehmensleitung oder den Betriebsrat wenden. Externen Personen wird die direkte Kontaktaufnahme mit der Unternehmungsleitung empfohlen.
Sofern dieser Weg der meldenden Person in der spezifischen Situation nicht geeignet erscheint, steht alternativ die Ombudsstelle zur Verfügung.
Für welche Meldungen ist die Ombudsstelle gedacht?
Zu folgenden, vom Hinweisgeber*innenschutzgesetz umfassten Themenbereichen, kann die Ombudsstelle kontaktiert werden (vereinfachte Darstellung):
- Öffentliches Auftragswesen
- Finanzdienstleistungen und -märkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Produktsicherheit und -konformität
- Verkehrssicherheit
- Umweltschutz
- Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
- Öffentliche Gesundheit
- Verbraucherschutz
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
- Verhinderung und Ahndung von Straftaten (Bestechung, Amtsmissbrauch)
- Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union
- Schmuggel
- Abgabenbetrug und grenzüberschreitender Umsatzsteuerbetrug
- Förderungsmissbrauch
Was passiert, wenn ich der Ombudsstelle eine Meldung zu einem anderen Thema übermittle?
Die Mitarbeiter*innen der Ombudsstelle werden darauf hinweisen, dass dieses Thema nicht in den Bereich der Ombudsstelle fällt und gegebenenfalls an eine andere Stelle verweisen.
Muss ich mich an die Ombudsstelle wenden?
Nein, die Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle ist freiwillig.
Kann ich mich auch an eine externe Meldestelle wenden?
Zuerst sollten Sie prüfen, ob sie Ihren Hinweis über die Ombudsstelle geben können. Ein Hinweis sollte erst dann an eine externe Stelle gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem nicht möglich oder dieser nicht zumutbar ist oder sich ein derartiger Hinweis als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.
Als externe Stelle steht Ihnen die Meldestelle des Bundesamtes zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) zur Verfügung. https://www.bkms-system.net/BAK
Gibt es Verstöße, die ich der Ombudsstelle melden muss?
Grundsätzlich gelten für alle Mitarbeiter*innen die arbeitsvertraglichen Pflichten und die Regelungen und Richtlinien des Unternehmens. Die Ombudsstelle stellt lediglich eine zusätzliche, alternative Kontaktstelle zur Meldung von Verstößen gegen die vom Hinweisgeber*innenschutzgesetz umfassten Bereiche dar.
Wird mich die Ombudsstelle juristisch vertreten?
Nein, die Ombudsstelle agiert als neutrale Anlaufstelle zwischen dem Unternehmen und der hinweisgebenden Person. Mit der Kontaktaufnahme entsteht kein Mandatsverhältnis.
Was kostet es, wenn ich die Ombudsstelle in Anspruch nehmen möchte?
Die Einschaltung der Ombudsstelle ist kostenfrei.
Kann ich die Ombudsstelle auch während meiner Arbeitszeit kontaktieren?
Ja, die Ombudsstelle kann auch während der Arbeitszeit kontaktiert werden und ist werktags telefonisch in der Zeit von 8:00 bis 20:00 Uhr erreichbar.
Was mache ich, wenn die Ombudsstelle telefonisch nicht erreichbar ist?
Sollte die Ombudsstelle zu den angegebenen Zeiten nicht erreichbar sein, so haben Anrufer*innen die Möglichkeit, Name bzw. Telefonnummer auf der Mobilbox zu hinterlassen. Die Ombudsstelle wird sich daraufhin umgehend melden.
Selbstverständlich kann das Anliegen auch jederzeit über die Webseite www.meinhinweis.at/ombudsstelle eingebracht werden
Wie läuft die interne Untersuchung ab?
Der Hinweis wird im Regelfall durch die Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens bzw. Unternehmensbereichs weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäftsführung ausschließlich Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Der eingegangene Hinweis wird überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder genannte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (soweit Hinweisgeber*innen diese Möglichkeit eingeräumt haben) an die hinweisgebende Person wenden.
Wie verläuft die Hinweisbearbeitung, wenn ich einen Hinweis namentlich abgebe?
Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität nur dann gegenüber dem Unternehmen offenlegen, wenn die hinweisgebende Person dies ausdrücklich wünscht. In allen anderen Fällen wird die Identität vertraulich behandelt.
Was passiert mit meinen Daten?
Die Daten werden sowohl bei der Ombudsstelle als auch im Unternehmen geschützt und datenschutzgerecht verarbeitet. Unbeteiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die übermittelten Daten. Nach Fallabschluss werden alle personenbezogenen Daten gelöscht bzw. vernichtet.
Was passiert, wenn sich der Hinweis auf die Geschäftsführung bezieht?
Hinweise, die eine Geschäftsführung betreffen, werden an die Vertretungen der Eigentümer*innen weitergeleitet.
Kann ich mich mit meinem Hinweis zusätzlich noch an Vorgesetzte bzw. die nächsthöhere Führungskraft wenden?
Ja, dieser allgemeingültige und bevorzugte Meldeweg steht selbstverständlich weiterhin offen.
Was passiert, wenn ich einen Hinweis abgebe, der sich als falsch herausstellt?
Falls die Hinweisgeber*in den Verdacht in gutem Glauben abgegeben hat und hinreichende Gründe für den Wahrheitsgehalt der Meldung vorlagen, sind keine negativen Konsequenzen zu befürchten. Bei wissentlich falscher oder irreführender Abgabe von Hinweisen können gegebenenfalls rechtliche Schritte gegen die hinweisgebende Person eingeleitet werden.
Kann ich mich bei neuen Details zu einem Hinweis nochmals bei der Ombudsstelle melden?
Ja, die Ombudsstelle wird neue Informationen zum Hinweis hinzufügen und diese bei der Prüfung des Sachverhalts berücksichtigen.
Was passiert, wenn das Unternehmen Rückfragen zu einem Hinweis hat?
Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle, soweit Kontaktdaten bekannt gegeben wurden, an die hinweisgebende Person wenden.
Wie stelle ich sicher, dass meine Meldung anonym erfolgt und keine Rückschlüsse auf meine Person möglich sind?
Das Hinweisgeber*innensystem schützt Sie rechtlich, technisch und organisatorisch, wenn Sie anonym bleiben möchten.
Um Ihre Sicherheit weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte:
- Wenn Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten, wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten an. Geben Sie auch keine Daten an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
- Achten Sie auf eine sichere Internetverbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol neben der Adresszeile.
- Rufen Sie nach Möglichkeit direkt den „meinhinweis.at/ombudsstelle“-Server auf, indem Sie von der Einführungsseite aus ein Lesezeichen setzen und dieses nutzen oder den Link www.meinhinweis.at/ombudsstelle/hinweisgeben aufrufen.
- Nutzen Sie nach Möglichkeit kein technisches Gerät wie PC, Laptop, Smartphone oder Telefon, das von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Insbesondere eine Intranetverbindung, also eine Netzwerkverbindung aus dem Unternehmensnetzwerk oder WLAN, kann Ihre Anonymität gefährden.
- Melden Sie nicht per E-Mail. Bei einer telefonischen Meldung von Ihrem Mobiltelefon wählen Sie #31# 07242 306677 820. Dadurch wird ihre eigene Rufnummer unterdrückt und nicht angezeigt.
Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?
Dies ist von Hinweis zu Hinweis unterschiedlich und kann nicht pauschal angegeben werden. Bei andauernden Untersuchungen erhält die*der Hinweisgeber*in eine Zwischenmeldung und nach Abschluss der Untersuchungen eine Benachrichtigung, sofern der Hinweis nicht anonym erfolgte.
Die hinweisgebende Person kann die Ombudsstelle jederzeit – auch anonym – unter Angabe des Unternehmens, Datum und Inhalt der Meldung sowie Nennung des im Onlineformular selbst vergebenen Auskunftskennworts kontaktieren und den Status erfragen.
VGV1.1/28.08.2023
