Was genau ist bzw. macht die Ombudsstelle?

Zentrale Aufgabe der Ombudsstelle ist die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien unserer Organisation bzw. unseres Unternehmens. Die Ombudstsstelle ist selbstständige und unabhängiges tätig und unterliegt keiner Auskunftspflicht gegenüber unserem Unternehmen oder Dritten.

Ist die Ombudsstelle unabhängig?

Ja, die Ombudsstelle ist eine unabhängige Stelle und wird keine internen Untersuchungen für unser Unternehmen leiten bzw. durchführen und im Rahmen ihrer Tätigkeit keinerlei Weisungen unseres Unternehmens erhalten oder annehmen.

Wer genau ist die Ombudststelle?

Das Team, das unter der angegebenen Webseite, Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeitern der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.

Was ist das Besondere an der Ombudsstellen?

Die Mitarbeiter der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, somit sind die Vertraulichkeit die Inhalte der Kommunikation zwischen Hinweisgeber:in und der Ombudsstelle gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unternehmen übermitteln zu lassen.

Warum sollte ich mich an die Ombudsstelle wenden?

Die Zusammenarbeit sowie die Führung und Förderung von Mitarbeiter:innen ist in den internen Unternehmensrichtlinien und Vorgaben geregelt. Bei Unstimmigkeiten oder Problemen können und sollen sich alle Mitarbeiter:innen bevorzugt direkt an die Vorgesetzten oder die nächsthöheren Vorgesetzten sowie den Betriebsrat wenden.

Es gibt jedoch Situationen (wie z. B.: Betrug, Veruntreuung, Bestechung), in denen Mitarbeiter:innen diesen allgemein gültigen Beschwerdeweg nicht einschlagen möchten. In diesen Fällen kann sich die Mitarbeiter:in alternativ an die Ombudsstelle wenden.

Muss ich mich an die Ombudsstellen wenden?

Nein, die Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle ist freiwillig.

Gibt es Verstöße, die ich der Ombudsstelle meinhinweis.at melden muss?

Grundsätzlich gelten für alle Mitarbeiter:innen die arbeitsvertraglichen Pflichten und die Regelungen und Richtlinien des Unternehmens. Die Ombudsstelle stellt lediglich eine zusätzliche Kontaktstelle zur Meldung von Verstößen dar.

Wird mich die Ombudsstelle juristisch vertreten?

Nein, die Ombudsstelle agiert als neutrale Person zwischen dem Unternehmen und der Mitarbeiter:in. Mit der Kontaktaufnahme der Hinweisgeber:in entsteht kein Mandatsverhältnis.

Was kostet es mich, wenn ich die Ombudsstelle in Anspruch nehmen möchte?

Die Einschaltung der Ombudsstelle ist für alle Mitarbeiter:innen kostenfrei.

Kann ich die Ombudsstelle auch während der Arbeitszeit kontaktieren?

Ja, die Ombudsstelle kann auch während der Arbeitszeit kontaktiert werden. Diese ist telefonisch werktags in der Zeit von 8:00 bis 20:00 Uhr erreichbar.

Was mache ich, wenn die Ombudsstelle telefonisch nicht erreichbar ist?

Sollte die Ombudsstelle zu den angegebenen Zeiten nicht erreichbar sein, so hat die Anrufer:in die Möglichkeit, ihren Namen bzw. seine Telefonnummer auf der Mobilbox zu hinterlassen. Die Ombudsstelle wird sich daraufhin umgehend bei der Anrufer:in melden.

Selbstverständlich kann das Anliegen auch jederzeit über die Webseite www.meinhinweis.at/hinweis-geben/  eingebracht werden

Wie läuft die interne Untersuchung ab?

Der Hinweis wird im Regelfall durch eine Mitarbeiter der Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens bzw. Unternehmensbereichs weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäftsführung nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der eingegangene Hinweis überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder beschuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (soweit der Hinweisgeber diese Möglichkeit einräumt) an den Hinweisgeber wenden.

Wie verläuft die Hinweisbearbeitung, wenn ich einen Hinweis namentlich abgebe?

Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität der Hinweisgeber:in nur dann gegenüber dem Unternehmen offenlegen, wenn dies die Hinweisgeber:in ausdrücklich möchte. In allen anderen Fällen wird die Identität der Hinweisgeber:in vertraulich behandelt.

Was passiert mit meinen Daten?

Die Daten werden sowohl bei der Ombudsstelle als auch im Unternehmen geschützt und datenschutzgerecht verarbeitet. Unbeteiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die übermittelten Daten. Nach Fallabschluss werden alle personenbezogenen Daten gelöscht bzw. vernichtet.

Was passiert, wenn sich der Hinweis auf die Geschäftsführung bezieht?

Hinweise, die eine Geschäftsführung betreffen, werden an die Eigentümervertreter weitergeleitet.

Kann ich mich mit meinem Hinweis zusätzlich noch gemäß der Unternehmensrichtlinien intern an meine Vorgesetzte bzw. den nächsthöhere Vorgesetzten wenden?

Ja, der allgemeingültige und bevorzugte Beschwerdeweg steht selbstverständlich jeder Mitarbeiter:in weiterhin offen.

Was passiert, wenn ich einen Hinweis abgebe, der sich als falsch herausstellt?

Falls die Hinweisgeber:in ihren Verdacht in gutem Glauben abgegeben hat, sind keine negativen Konsequenzen zu befürchten. Bei vorsätzlichen Falschmeldungen, z. B.: Verleumdung, können ggf. rechtliche Schritte gegen die Hinweisgeber:in eingeleitet werden.

Kann ich mich bei neuen Details zu einem Hinweis noch einmal bei der Ombudsstelle melden?

Ja, die Ombudsstelle wird neue Informationen zum Hinweis hinzufügen und diesen weiterleiten.

Was passiert, wenn das Unternehmen Rückfragen zu einem Hinweis hat?

Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle, soweit Kontaktdaten bekannt gegeben wurden, an die Hinweisgeber:in wenden.

Wie stelle ich sicher, dass meine Meldung anonym erfolgt und keine Rückschlüsse auf meine Person gemacht werden können?

Das Hinweisgeber:innen System schützt Sie rechtlich, technisch und organisatorisch, wenn Sie anonym bleiben möchten.

Um Ihre Sicherheit weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte:

Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?

Dies ist von Hinweis zu Hinweis unterschiedlich und kann nicht pauschal angegeben werden. Bei andauernden Untersuchungen erhält die Hinweisgeber:in eine Zwischenmeldung und nach Abschluss der Untersuchungen eine Benachrichtigung, sofern der Hinweis nicht anonym erfolgte.

Die Hinweisgeber:in kann die Ombudsstelle jederzeit, auch anonym, unter Angabe des Unternehmens, Datum und Inhalt der Meldung, sowie Nennung des im Onlineformular selbst vergebenen, Auskunftskennwortes, kontaktieren und einen Status erfragen.

Wo kann ich die Kontaktdaten der Ombudsstelle finden?

Sie erreichen die Ombudsstelle meinhinweis.at: